Wie man sich als Solo-Gründer organisiert

Im folgenden Stelle ich euch meine tägliche Arbeitsweise vor, mit der ich zum einen meine Projekte erreiche und auch meine täglichen Aufgaben nicht aus den Augen verliere.

Problemstellung

Wenn man als Arbeitnehmer in einer Firma arbeitet, ist es normalerweise so, dass die eigenen Aufgaben klar definiert sind. In der Regel gibt es eine Projekt-Management-Software aus der klar ersichtlich ist, was als nächstes getan werden muss.

Wenn man als Freelancer, Solopreneur oder nebenberuflich tätig ist, sieht die Lage meistens anders aus.

Als ich mich mit meinen Affiliate-Websites selbstständig gemacht habe, hatte ich kein System, dem nicht folgen konnte. Ich hatte mich derzeit für ein einfaches Kanban-Board entschieden, indem ich meine Aufgaben eintrug.

Nach kurzer Zeit hatte ich Schwierigkeiten eine Balance aus neuen Features, die umgesetzt werden sollten, und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben zu finden.

Mein Hintergrund als Product Owner in einem Scrum-Team war mir nur bedingt hilfreich. Zwar war mir klar, wie ich Aufgaben priorisieren und abarbeiten sollte, aber ich war überfordert wiederkehrende Aufgaben einzuordnen und regelmäßig zu bearbeiten.

Also machte ich mich auf die Suche, nach Planungssystem, die mir weiterhelfen sollten. Ich interviewte Freunde und studierte mehrere Organisationssysteme und kreierte daraus mein eigenes Planungssystem.

Mein Planungssystem sollte mir mit folgenden Anforderungen weiterhelfen:

  • Wichtige Features und Aufgaben sollten hoch priorisiert sein und möglichst zeitnah umgesetzt werden.
  • Wiederkehrende Aufgaben, die regelmäßig umgesetzt werden müssen, sollten mir weder den Backlog zumüllen, noch wollte ich sie in meinem Kopf haben.
  • Darüber hinaus wollte ich, das meine notorisch überfüllte Inbox verschwindet. (In der Vergangenheit, habe ich meine Inbox gerne als Ablagesystem für später zu erledigende Aufgaben eingesetzt.)

Darf ich vorstellen: Getting Things Scrumban

Nach meinen Erfahrungen und Recherchen habe ich folgendes System entwickelt. Im Wesentlichen ist es ein uneheliches Kind aus Getting Things Done, Scrum und Kanban.

Herzstück des Systems ist wie bei den meisten agilen Projektmanagementsysteme ein Taskboard.

Aktuell gliedert sich dieses in vier Spalten: Backlog, Todo, Doing, Done. Das Taskboard ist bewusst simpel gehalten. Menschen, die häufig Aufgaben delegieren oder von anderen bei der Erledigung abhängig sind, sollten noch über eine On-Hold- oder Delegated-Spalte nachdenken.

Allerdings hilft mir das Taskboard noch nicht mit wiederkehrenden Aufgaben. Diese müssen immer wieder neu eingepflegt werden. Wenn man in Sprints arbeitet, könnte man, sobald man eine wiederkehrende Aufgabe erledigt hat, diese immer wieder neu in den Backlog einpflegen. Das finde ich aber äußerst umständlich und es entspricht auch nicht wirklich einem Backlog. Schließlich will ich meinen Backlog ja abarbeiten und nicht automatisch anwachsen lassen.

Deswegen habe ich mich neben dem Taskboard noch für eine separate Liste mit wiederkehrenden Aufgaben entschieden. Die Aufgaben in dieser Liste kennzeichnen sich dadurch, dass sie sich zum einen wie der Name schon sagt wiederholen und Arbeitsumfang begrenzt sind. Typische Einträge sind “E-Mails lesen” oder “Google Analytics checken”. Grundsätzlich ist keine wiederkehrende Aufgabe zu klein, um nicht in dieser Liste zu landen. Hauptsache die Dinge sind aus dem Kopf und belegen keine Kapazitäten im Gehirn.

Für Termine verwende ich noch einen Kalender, um meine Termine zu verwalten.

Mein Arbeitsplatz sieht in etwa so aus

My work desktop

Ablauf

Mein Tagesablauf gliedert sich wie folgt:

Als Erstes checke ich meine Termine und lese dann E-Mails und andere Nachrichten, die an mich gesendet wurden. Wenn aus diesen, neue Aufgaben hervorgehen, werden sie in den Backlog eingepflegt.

Im Anschluss verschaffe ich mir einen Überblick über mein Taskboard und die wiederkehrenden Aufgaben, die eventuell neu aufgepoppt sind. Von hier aus kann ich dann mit der Erledigung aller Tasks beginnen.

Normalerweise starte ich mit den zu wiederholenden Aufgaben, da diese schnell erledigt sind und ich dann Zeit für das Taskboard habe.

Meinen Backlog überarbeite ich mindestens einmal pro Woche. Dabei sortiere ich die Features ggf. neu und schaue, dass sie so beschrieben sind, dass ich während der Umsetzung genau weiß, was ich machen soll. Beim Scrum würde man von einem Backlog-Refinement sprechen, bei GTD von Reflect.

Alle 14 Tage mache ich eine Retrospektive, bei der ich die vergangenen 2 Wochen Revue passieren lasse, entscheide welche Arbeitsweisen gut funktioniert haben und welche ich ändern möchte, um effektiver voranzukommen.

Auf echte Sprints mit festen Scrum-Events verzichte ich, da sie nicht mit meinem aktuellen Leben vereinbar sind und ich alleine natürlich etwas flexibler bin als ein Team von 5 bis 10 Leuten.

Apps

Im Folgenden möchte ich dir noch die Tools vorstellen, die ich derzeit verwende und die gut zu mir passen.

Als To-do-Liste mit wiederholenden Aufgaben verwende ich Google Tasks. Da Google Tasks eigentlich nicht alleine in einem Browser angezeigt werden kann, habe ich mir einen kleinen Workaround geschrieben: Google Tasks im Browser. Nutzt einfach diesen Link, wenn ihr Google Tasks unabhängig von GMail oder Calendar nutzen wollt.

Als Board-Lösung nutze ich ein selbst programmiertes Tool: Metado. Der entscheidende Vorteil für mich: Metado zeigt Google Tasks und GitHub-Issues von ausgewählten Projekten an. So kann ich unterschiedliche Projekte Seite an Seite sehen, ohne sie händisch übertragen zu müssen oder mehrere Tools gleichzeitig pflegen zu müssen.

Als Kalender nutze ich Google Calendar, weil ich gerne im Google-Ökosystem arbeite.

Wer sich mit anderen Tools wohlfühlt, die für seine Zwecke besser geeignet sind, kann natürlich diese natürlich verwenden.

Nun wird es Zeit, dass ich dich zu Wort kommen lasse. Wie strukturierst du deine Arbeit? Hast du vielleicht Tipps für den Rest von uns? Teile doch deine Erkenntnisse in den Kommentaren.

Verkauft Produkte statt Arbeitskraft

Tipp Existensgründer

Mein wichtigster Tipp für Existenzgründer: Verkauft nicht eure Arbeitskraft, sondern verkauft ein Produkt! Im Rahmen dieses Artikels nehme ich an der Blog-Parade von Gründungswissen.at teil.

Besser angestellt sein, als seine Arbeitskraft zu verkaufen!

Viele Existenzgründer bieten einfach ihre Arbeitskraft zum Verkauf an z.B. eine selbstständige Putzfrau sein oder ein Unternehmensberater. Dieses Konzept hat einen Makel: Es skaliert nicht, birgt aber trotzdem hohes Risiko. Man hat die Nachteile eines Entrepreneurs, aber nicht die gleichen Wachstumsmöglichkeiten. Anders gesagt, man sollte besser eine Stelle suchen und an einem Arbeitgeber seine Arbeitskraft verkaufen.

Wenn ein "Arbeitskraftverkäufer" sein Einkommen verbessern will hat er zwei Möglichkeiten:

  1. Er arbeitet mehr.
  2. Er erhöht den Preis.

Beides ist in der Regel beschränkt. Mehr als 24 Stunden kann man nicht arbeiten und die Kunden zahlen meistens auch nicht jeden Preis. In der Praxis wird meistens eine Mischung aus beidem gemacht: Man arbeitet wie bekloppt und versucht den Preis zu erhöhen.

Die Lösung: ein Produkt verkaufen

Existenzgründer TippWas also machen? Produkte verkaufen. Das können eigens entwickelte Produkte sein oder Produkte, mit welchen man einfach nur handelt. Der Vorteil: Wenn die Nachfrage steigt, kann man einfach mehr verkaufen – das Geschäftsmodell skaliert.

Übrigens, mit Produkten meine ich nicht nur klassische Industrie-Güter, sondern auch Dienstleistungen, Franchisesysteme u.ä.

Wie findet man ein Produkt, dass nachgefragt wird?

Der Erfinder des Management, Peter Drucker, hat eine Liste mit 7 Quellen für innovative Ideen aufgestellt, die ich in einer Übersicht zusammengefasst habe. Diese sind ein guter Anfang, um nach Marktlücken zu suchen.

Ich bin mal gespannt, ob mein wichtigster Tipp für Existenzgründer euch in Zukunft weiterhilft. Wie immer freue ich mich über Anregungen und Kritik.

Innovationsquellen: Das Unerwartete

Von unerwarteten Innovationsquellen überraschtes Legomännchen

Die Innovationsquelle "Das Unerwartete" beschreibt Chancen zur Innovation, mit denen man nicht gerechtnet hat. Das Unerwartete bietet sich besonders an, da es besonders hohe Erfolgschancen birgt. Leider tritt das Unerwartete, wie sein Name schon sagt, zufällig auf. Umso wichtiger ist es, wenn sich unerwartete Chancen ergeben, diese auch zu nutzen und nicht untätig zu bleiben.

Das Unerwartete eignet sich besser für bestehende Unternehmungen als für startende Unternehmen und Projekte.

Peter Drucker nennt das Unerwartete (engl. The Unexspected) als eine der 7 Innovationsquellen. Er unterscheidet zwischen drei Vorkommen für Unerwartetes:

 

 

  • unerwarteten Erfolg
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  • unerwarteten Fehlschlägen
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  • unerwarteten externen Ereignissen
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    Unerwarteter Erfolg

    Der unerwartete Erfolg ist die Königin des Unerwarteten. Stellt euch z.B. einen Pharma-Hersteller vor, dessen Medikament plötzlich nicht nur von Ärzten und deren Patienten nachgefragt werden, sondern auch von Veterinären. Diese Veterinäre stellen überraschenderweise fest, dass die Medikamente auch bei Tieren wirken.

    Der unerwartete Erfolg ist also ein Geschenk, man kann unerwartet mehr Geld verdienen. Ironischerweise schlagen viele Unternehmen solche Angebote aus ("Wir machen Medizin für Menschen, nicht für Tiere").

    Ihr solltet nicht der Annahme verfallen, wenn man den unerwarteten Erfolg übersieht, hat das keine Konsequenzen; es hat Konsequenzen. Wenn man selbst nicht die Chancen nutzt, macht es höchstwahrscheinlich ein anderer. Dieser andere macht einen dann später das Leben schwer.

    Unerwartete Fehlschläge

    Anders als unerwartete Erfolge bleiben unerwartete Fehlschläge nicht verborgen, sondern treten sehr unschön zutage.

    Wie erkennt ihr unerwartete Fehlschläge? Drucker nennt als Beispiel ein Nachfolge-Produkt, dass akribisch geplant wurde, wie z.B. der Nachfolger des Renault Twingo, aber dann plötzlich floppt. Das soll jetzt nicht heißen, jeder Fehlschlag ist unerwartet! Typischerweise ist der Gedankengang: "Wir haben alles so sorgfältig geplannt …".

    Die typische Reaktion ist dann entweder Resignation oder man setzt sich hin und analysiert, was man noch besser machen könnte. Genau dieses Analysieren hält Drucker für falsch. Wahrscheinlich haben sich nämlich die Voraussetzungen geändert, also bringt es gar nichts, dass Produkt zu "verbessern";man muss raus mit den Kunden reden; besser noch: zuhören; Customer Development betreiben.

    Mit den gewonnenen Erkenntnissen kann man dann ein neues Produkt entwickeln, das die veränderten Bedürfnisse und Wünsche der Kunden befriedigt.

    Unerwartete externe Ereignisse

    Unerwartete externe Ereignisse treten dann auf, wenn ein Unternehmen vorhandenes Wissen auf Produkte für eine neue Kundengruppe anwenden kann. Ein Beispiel sind z.B. PCs; bevor es Ende der 70er Personal Computer gab, wurden von den großen IT-Firmen Großrechner entwickelt – Großrechner waren einfach wirtschaftlicher. Trotzdem entwickelte sich ein Markt für PCs, die, aus Sicht der IT-Firmen, keinen Sinn machten. Trotzdem konnten die IT-Firmen ihr Wissen nutzen, um PCs für Endkunden zu bauen.

    Wer jetzt Interesse an den 7 Innovationsquellen nach Drucker gefunden hat, kann sich in diesem Artikel einen Überblick verschaffen oder besser noch, er kauft sich Innovation and Entrepreneurship von Peter Drucker.

    7 und eine halbe Innovatiosquelle nach Peter Drucker

    Die Zusammenfassung steht unter CC-Lizens. Ihr könnt Sie frei herunterladen. Wenn ihr sie weitergeben wollt, verlinkt bitte auf diese Website.

    Sieben und eine halbe Innovationsquelle

    Drucker5789.jpg
    Von Jeff McNeill, CC BY-SA 2.0, Link

    Die 7 Innovationsquellen helfen euch, systematisch nach neuen Ideen für eure Projekte zu suchen. Dabei spielt es keine Rolle, ob ihr

    • ein neues Open-Source-Projekt starten wollt
    •  auf der Suche für das Thema einer Studien-Arbeit seid
    • eine Geschäftsidee zum Gründen sucht oder
    • ein effektives Hilfsprojekt für Bedürftige auf die Beine stellen wollt.

    Es spielt auch keine Rolle, ob ihr auf Suche nach technischen oder sozialen Innovationen seid. Es geht vielmehr darum Bedarf, Machbarkeit und Zeitpunkt einer Innovation herauszufinden.

    Ideen findet man nicht zufällig

    Wenn es um das Finden von Innovationen und Ideen geht, werden in der Regel immer irgendwelche Kreativitäts-Techniken gezeigt. Das Praxisbuch Existenzgründung schlägt beim Thema Ideenfindung Brainstorming, Mindmapping und die Kummerkasten-Methode vor. Ganze 10 Seiten von 500 werden für das Entdecken der Geschäftsidee verwendet. Ironischerweise wird aber schön lange darauf eingegangen, wie man die Idee testet und herausfindet, ob sie kein Käse ist. Ideen selbst bleiben etwas Zufälliges.

    Leider ist dieser Ansatz wenig systematisch. Er taugt nicht um erfolgsversprechende Ideen für Startups, Open-Source oder gemeinnützige Projekte zu finden. Er basiert immer auf dem Prinzip: Einfach Unmengen an Ideen rausschleudern, irgendwann wird schon was Passendes dabei sein.

    Die Folge davon: Es gibt mittlerweile eine Menge Menschen, die sagen: Ideen sind wertlos! Was zählt, ist deren Umsetzung.

    Gute Ideen sind nicht wertlos

    Ich möchte diesem Ansatz widersprechen: Gute Ideen sind nicht wertlos!

    Es braucht gute Ideen. Und um gute Ideen zu finden, muss man wissen, wo man sucht.

    Der Erfinder des Managements, Peter Drucker, hat dafür 7 Innovationsquellen ausgemacht:

    1. Das Unerwartete
    2. Nichtübereinstimmungen
    3. Prozess-Notwendigkeit
    4. Marktveränderungen
    5. Demographie
    6. Wahrnehmungs-Veränderungen
    7. Wissensbasierte Innovation
    8. Der Geistesblitz – zählt leider nur als halbe Innovationsquelle

    Die Reinfolge hat Drucker nicht zufällig gewählt, sondern bewusst:

    1. Das Risiko der Innovationsquellen nimmt zu.
    2. Innovationsmöglichkeiten werden in den Quellen 1 – 4 tendenziell besser von Insidern einer Industrie entedeckt, in den Quellen 5 – 7 tendenziell leichter von Aussenstehenden.

    Im Verlauf der nächsten Artikel wird klar werden: die einzelnen Innovationsquellen sind nicht strickt voneinander zu trennen, sondern sie können einander überlappen und haben teilweise Gemeinsamkeiten.

    Für den Anfang habe ich die 7 Innovationsquellen + den Geistesblitz auf einer DIN A4 Seite zusammengefasst. So könnt Ihr euch schon mal einen Überblick über die 7 Innovationsquellen verschafften. Die einzelnen Innovationsquellen werden in weiteren Artikeln nach und nach vorgestellt.

    Mich würde interessieren: Wie macht Ihr das? Wie geht Ihr auf Ideensuche?

    7 und eine halbe Innovatiosquelle nach Peter Drucker

    Die Zusammenfassung steht unter CC-Lizens. Ihr könnt Sie frei herunterladen. Wenn ihr sie weitergeben wollt, verlinkt bitte auf diese Website.

    Always Icecream – mach mit bei der coolsten Webseite NUR FÜR MÄDCHEN

    Always Icecream – mach mit bei der coolsten Webseite NUR FÜR MÄDCHEN. Always Icecream ist eine Website nur für Mädchen. Der Grund für die Entstehung von Always Icecream war, dass der Gründer, Johannes Ziegler, eine sichere und lehrreiche Website für seine drei Töchter gesucht hat, aber keine fand: Dann gründete er Always Icecream.

    Always Icecream – ein Social-Network mit Mehrwert

    Always Icecream zielt auf Mädchen von 8 bis 13 Jahren und wurde gleichzeitig in Deutschland und den USA gestartet. Im Gegensatzt zu den großen Social-Networks, bietet Always Icecream echten Nutzen für seine Nutzer und Kunden. Konsequenterweise verlangt Always Icecream dafür auch eine Gebühr. (Hier kannst du mehr über die Wehrtlosigkeit von Social-Media lesen.) Die Eltern werden bei Always Icecream bewusst mit eingespannt – auch hier ein Unterschied zu SchülerVZ und Konsorten, die ein elternfreiher Raum sind. Der erste Monat bei Always Icecream ist frei; ab dem zweiten Monat werden dann $ 2,99 fällig; alternativ kann man auch $ 29,99 pro Jahr zahlen und spart so zwei Monate Gebühren.

    Was können Mädchen auf Always Icecream machen?

    Das Hauptziel von Always Icecream ist es, dass Mädchen etwas lernen können und dabei gleichzeitig Spaß haben können. Aus diesem Grund gibt es bei Always Icecream eine Menge Spiele, bei dehnen die Mädchen Fertigkeiten wie Mathe, 10-Fingersystem oder Erdkunde lernen. Bei den Spielen wird darauf geachtet, dass sie alters- und geschlechter-gerecht sind; dabei belohnen die Spiele erfolgreiches Lernen – die Mädchen bekommen bei erfolgreichem Lernen virtuelles Geld, dass sie dann für virtuelle Güter wie Haustiere ausgeben können.

    Wer steckt hinter Always Icecream

    Neben dem Gründer, Johannes  Ziegler, besteht das Team von Always Icecream aus einem multi-nationalem Team:

    • Deutsche und amerikanische Designer
    • Deutsche und amerikanische Programmierer
    • und eine Menge jünger Mädchen von beiden Seiten des Ozeans.

    Schaut euch das Video von an und registriert eure Tochter/Nichte auf bei Always Icecream!

    Buchkritik – Business Plans That Work

    Business Plans That Work von Jeffrey Timmons und seinen Mitstreitern Andrew Zachrarakis und Stephen Spinelli ist das beste Buch zum Thema Businessplan, das ich bis jetzt in die Finger gekommen ist. Plans That Work: A Guide for Small Business Anders als bei so vielen deutsche Vertretern wird man während und nach der Lektüre nicht erschlagen und denkt „Wie soll das alles funktionieren?“. Wenn man bei Timmons mit der Einleitung fertig ist, kann man es gar nicht mehr erwarten, mit dem Businessplan loszulegen. Das heißt aber nicht, dass das Buch nicht seriös ist oder wichtige Themen ignoriert. Man wird sehr praxisoritentiert und Schritt-für-Schritt in die Thematik eingearbeitet. Besonders hilfreich ist das Verfahren um Ideen auf ihre Erfolgschancen hin zu beurteilen. Es gibt eine durchgehende echte Fallstudie der Firma Firefly Toys, Inc., die sich durch das ganze Buch zieht. Der Inhalt gliedert sich auf 180 Seiten wie folgt:

    1. Entrepreneurs Create The Future
    2. Asking the Right Questions
    3. Getting Started
    4. Industry: Zoom Lens on Opportunity
    5. Company and Product Description: Selling Your Vision
    6. Marketing Plan: Reaching the Customer
    7. Operations and Development: Execute
    8. Team: Key to Succes
    9. The Critical Risks and Offering Plan Section
    10. Financial Plan: Telling Your Story in Numbers
    11. Conclusion

    Das Buch ist ein Muss für alle, die mit dem Gedanken spielen, selbst ein Unternehmen zu gründen. Man wird nicht vor Warnungen erschlagen, wird aber trotzdem für wichtige Aspekte sensibilisiert.