Im folgenden Stelle ich euch meine tägliche Arbeitsweise vor, mit der ich zum einen meine Projekte erreiche und auch meine täglichen Aufgaben nicht aus den Augen verliere.
Problemstellung
Wenn man als Arbeitnehmer in einer Firma arbeitet, ist es normalerweise so, dass die eigenen Aufgaben klar definiert sind. In der Regel gibt es eine Projekt-Management-Software aus der klar ersichtlich ist, was als nächstes getan werden muss.
Wenn man als Freelancer, Solopreneur oder nebenberuflich tätig ist, sieht die Lage meistens anders aus.
Als ich mich mit meinen Affiliate-Websites selbstständig gemacht habe, hatte ich kein System, dem nicht folgen konnte. Ich hatte mich derzeit für ein einfaches Kanban-Board entschieden, indem ich meine Aufgaben eintrug.
Nach kurzer Zeit hatte ich Schwierigkeiten eine Balance aus neuen Features, die umgesetzt werden sollten, und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben zu finden.
Mein Hintergrund als Product Owner in einem Scrum-Team war mir nur bedingt hilfreich. Zwar war mir klar, wie ich Aufgaben priorisieren und abarbeiten sollte, aber ich war überfordert wiederkehrende Aufgaben einzuordnen und regelmäßig zu bearbeiten.
Also machte ich mich auf die Suche, nach Planungssystem, die mir weiterhelfen sollten. Ich interviewte Freunde und studierte mehrere Organisationssysteme und kreierte daraus mein eigenes Planungssystem.
Mein Planungssystem sollte mir mit folgenden Anforderungen weiterhelfen:
- Wichtige Features und Aufgaben sollten hoch priorisiert sein und möglichst zeitnah umgesetzt werden.
- Wiederkehrende Aufgaben, die regelmäßig umgesetzt werden müssen, sollten mir weder den Backlog zumüllen, noch wollte ich sie in meinem Kopf haben.
- Darüber hinaus wollte ich, das meine notorisch überfüllte Inbox verschwindet. (In der Vergangenheit, habe ich meine Inbox gerne als Ablagesystem für später zu erledigende Aufgaben eingesetzt.)
Darf ich vorstellen: Getting Things Scrumban
Nach meinen Erfahrungen und Recherchen habe ich folgendes System entwickelt. Im Wesentlichen ist es ein uneheliches Kind aus Getting Things Done, Scrum und Kanban.
Herzstück des Systems ist wie bei den meisten agilen Projektmanagementsysteme ein Taskboard.
Aktuell gliedert sich dieses in vier Spalten: Backlog, Todo, Doing, Done. Das Taskboard ist bewusst simpel gehalten. Menschen, die häufig Aufgaben delegieren oder von anderen bei der Erledigung abhängig sind, sollten noch über eine On-Hold- oder Delegated-Spalte nachdenken.
Allerdings hilft mir das Taskboard noch nicht mit wiederkehrenden Aufgaben. Diese müssen immer wieder neu eingepflegt werden. Wenn man in Sprints arbeitet, könnte man, sobald man eine wiederkehrende Aufgabe erledigt hat, diese immer wieder neu in den Backlog einpflegen. Das finde ich aber äußerst umständlich und es entspricht auch nicht wirklich einem Backlog. Schließlich will ich meinen Backlog ja abarbeiten und nicht automatisch anwachsen lassen.
Deswegen habe ich mich neben dem Taskboard noch für eine separate Liste mit wiederkehrenden Aufgaben entschieden. Die Aufgaben in dieser Liste kennzeichnen sich dadurch, dass sie sich zum einen wie der Name schon sagt wiederholen und Arbeitsumfang begrenzt sind. Typische Einträge sind “E-Mails lesen” oder “Google Analytics checken”. Grundsätzlich ist keine wiederkehrende Aufgabe zu klein, um nicht in dieser Liste zu landen. Hauptsache die Dinge sind aus dem Kopf und belegen keine Kapazitäten im Gehirn.
Für Termine verwende ich noch einen Kalender, um meine Termine zu verwalten.
Mein Arbeitsplatz sieht in etwa so aus
Ablauf
Mein Tagesablauf gliedert sich wie folgt:
Als Erstes checke ich meine Termine und lese dann E-Mails und andere Nachrichten, die an mich gesendet wurden. Wenn aus diesen, neue Aufgaben hervorgehen, werden sie in den Backlog eingepflegt.
Im Anschluss verschaffe ich mir einen Überblick über mein Taskboard und die wiederkehrenden Aufgaben, die eventuell neu aufgepoppt sind. Von hier aus kann ich dann mit der Erledigung aller Tasks beginnen.
Normalerweise starte ich mit den zu wiederholenden Aufgaben, da diese schnell erledigt sind und ich dann Zeit für das Taskboard habe.
Meinen Backlog überarbeite ich mindestens einmal pro Woche. Dabei sortiere ich die Features ggf. neu und schaue, dass sie so beschrieben sind, dass ich während der Umsetzung genau weiß, was ich machen soll. Beim Scrum würde man von einem Backlog-Refinement sprechen, bei GTD von Reflect.
Alle 14 Tage mache ich eine Retrospektive, bei der ich die vergangenen 2 Wochen Revue passieren lasse, entscheide welche Arbeitsweisen gut funktioniert haben und welche ich ändern möchte, um effektiver voranzukommen.
Auf echte Sprints mit festen Scrum-Events verzichte ich, da sie nicht mit meinem aktuellen Leben vereinbar sind und ich alleine natürlich etwas flexibler bin als ein Team von 5 bis 10 Leuten.
Apps
Im Folgenden möchte ich dir noch die Tools vorstellen, die ich derzeit verwende und die gut zu mir passen.
Als To-do-Liste mit wiederholenden Aufgaben verwende ich Google Tasks. Da Google Tasks eigentlich nicht alleine in einem Browser angezeigt werden kann, habe ich mir einen kleinen Workaround geschrieben: Google Tasks im Browser. Nutzt einfach diesen Link, wenn ihr Google Tasks unabhängig von GMail oder Calendar nutzen wollt.
Als Board-Lösung nutze ich ein selbst programmiertes Tool: Metado. Der entscheidende Vorteil für mich: Metado zeigt Google Tasks und GitHub-Issues von ausgewählten Projekten an. So kann ich unterschiedliche Projekte Seite an Seite sehen, ohne sie händisch übertragen zu müssen oder mehrere Tools gleichzeitig pflegen zu müssen.
Als Kalender nutze ich Google Calendar, weil ich gerne im Google-Ökosystem arbeite.
Wer sich mit anderen Tools wohlfühlt, die für seine Zwecke besser geeignet sind, kann natürlich diese natürlich verwenden.
Nun wird es Zeit, dass ich dich zu Wort kommen lasse. Wie strukturierst du deine Arbeit? Hast du vielleicht Tipps für den Rest von uns? Teile doch deine Erkenntnisse in den Kommentaren.
Was also machen? Produkte verkaufen. Das können eigens entwickelte Produkte sein oder Produkte, mit welchen man einfach nur handelt. Der Vorteil: Wenn die Nachfrage steigt, kann man einfach mehr verkaufen – 
Plans That Work: A Guide for Small Business